أفضل البرامج والأدوات الآمنة لمشاركة ملفات عملك المهمة

لحسن الحظ مع عدد منصات برامج مشاركة الملفات المتاحة والمطلوبة، أصبح الحصول على الملفات من وجهة إلى وجهة أخرى ثانية أو مشاركتها وحفظها أسهل من أي وقت مضى. ومع ذلك، لا تزال بحاجة إلى اختيار الأداة المناسبة للتأكد من أنه يمكنك التعاون بفعالية وأمان مطلق لكل الملفات التي تخص عملك الخاص أو الملفات شديدة السرية.

أفضل أدوات لمشاركة ملفات الأعمال الآمنة

1. Files.com

Files.com هو مدير ملفات مقره الأساسي في السحابة. يوفر تخزين الملفات بالإضافة إلى طريقة لمشاركة الملفات بأمان عبر الروابط، يمكن للمستخدمين اختيار إنشاء روابط خاصة بكل دعوة. يمكن منح المتصلين بالملف القدرة على تنزيله أو تغييره أو مجرد عرضه.

• الميزات:

تطبيق آمن لمشاركة الملفات

تخزين البيانات المشفرة

المصادقة الثنائية

تكامل برامج التعاون

تتمتع Files.com بميزة على أنظمة التخزين السحابية الأخرى في هذه القائمة لأنها توفر واجهة دليل ملف واحدة للشركات التي قد تستخدم مرافق التخزين السحابية الأخرى. يتضمن حساب Files.com مساحة تخزين للملفات. ومع ذلك، يمكن للعملاء أيضا

جميع عمليات نقل الملفات محمية باستخدام SSH (SFTP) أو TLS (FTPS). من الممكن أيضا إنشاء روابط HTTPS إلى مجلدات في حساب Files.com للوصول الآمن. الحسابات محمية بواسطة المصادقة الثنائية ويمكنها استضافة العديد من هويات المستخدمين، كما يتم تشفير كل تخزين الملفات لمزيد من الأمان.
يمكن دمج العديد من أنظمة التعاون في حساب Files.com، مما يقلل من الحاجة إلى نقل الملفات ويضعف أمان البيانات. مثال على هذا التكامل هو مجموعة الإنتاجية عبر الإنترنت Microsoft 365، والتي يمكن الوصول إليها مباشرة داخل حساب Files.com. يمكن إرفاق مساحات الملفات Files.com كمحرك أقراص شبكة حتى يتمكن المستخدمون من عرض الخادم عبر الإنترنت كمجلد على سطح المكتب.

2. ExaVault

ExaVault عبارة عن نظام أساسي للتخزين السحابي يتضمن آلية مشاركة الروابط التي تسرع عمليات نقل الملفات عن طريق تحويل المهمة إلى مهمة مشاركة الملفات. يتم تأمين عمليات نقل وتخزين الملفات عن طريق التشفير. وتتم حماية عمليات النقل بواسطة أمان طبقة النقل (TLS) باستخدام نظام تشفير المفتاح العام 2048.

تتطلب مساحة التخزين بيانات اعتماد المستخدم للوصول ويسمح إنشاء الحسابات بتحكم المسؤول في النشاط وتتبع الوصول إلى البيانات لتقارير الامتثال.

• الميزات:

أربعة مستويات للخطة

ضوابط المستخدم على الوصول إلى الملفات

عناصر التحكم في الوصول إلى الملفات العالمية

تسجيل النشاط

تحدد خطط ExaVault سعة التخزين المتاحة لحسابك. تقدم الخطط 1 تيرابايت و3 وTB و5 TB و10 TB مع أعلى الخطط التي توفر خيار زيادة المساحة المتوفرة 1 تيرابايت في المرة الواحدة. تتضمن كل خطة أيضا حدا أقصى لعدد حسابات المستخدمين التي يمكن إنشاؤها وهي 10 و25 و50، الخطة العليا ليس لها حد لعدد المستخدمين الممكنين.

لا يوجد حد لطول الفترة الزمنية التي يمكن فيها تخزين الملفات على النظام الأساسي. ومع ذلك، فإن حد المساحة سيجبرك على تنفيذ قاعدة تقييد إدارية بنفسك. هناك حد لعدد المعاملات التي يمكن أن تحدث داخل الحساب، والذي يزداد مع كل خطة متتالية من 50,000 إلى 2 مليون في اليوم.

خطط ExaVault هي خدمات اشتراك بمعدل شهري. تحصل على خصم للدفع سنويا. ومع ذلك، أيا كانت دورة الدفع التي تختارها، يتعين عليك دفع كامل الفترة مقدما.

3. File Whopper

File Whopper هو بديل مبتكر لخدمات الاشتراك وحلول التخزين السحابية. إنها خدمة نقل ملفات الدفع أولا بأول تستخدم منهجية مشاركة الملفات. تناسب طريقة الدفع أولا بأول العديد من حالات استخدام الأعمال، فإذا كنت ترغب في إرسال ملف أو مجلد كبير إلى شخص ما، فما عليك سوى تحميله إلى نظام File Whopper، والحصول على رابط للموقع ثم إرسال رابط التنزيل هذا إلى مراسلك. النظام مخصص بشكل صارم لمشاركة الملفات وليس مخصصا للتعاون المباشر مما يجعله أقل تعقيدا من الأدوات الأخرى في هذه القائمة.

الميزات:

ادفع وتحدث

ملفات فردية تصل سعتها إلى 10 تيرابايت

تخزين لمدة تصل إلى 14 يوما

إرسال ارتباط

أنت تدفع رسوما لكل ملف يتم تحميله بناء على حجم الملف وتتضمن خدمة File Whopper أداة مساعدة لتحميل الملف، كما يتم تخزين الملف في حالة مشفرة ومحمي بكلمة مرور بحيث لا يمكن الوصول إليه إلا من قبل المستلم المقصود. لا يمكن أن يبقى الملف على خادم File Whopper إلى الأبد. الملف موجود على File Whopper لمدة 14 يوما (يمكنك تمديده إذا لزم الأمر)، وبعد ذلك سيتم حذفه إذا لم يصل إليه أحد. عندما يقوم المستلم بالوصول إلى الملف، لا يمكن تنزيله إلا بمجرد اكتمال هذه العملية، تتم إزالة الملف من نظام File Whopper. يمكن للمرسل شراء تنزيلات إضافية إذا كان يجب مشاركة الملف مع أكثر من مستلم واحد.

File Whopper هي خدمة الدفع أولا بأول، أنت تدفع مقابل كل تحميل ويعتمد السعر على حجم الملف. يمكنك رؤية السعر الذي ستدفعه عن طريق تحريك شريط تمرير حجم الملف في أسفل الصفحة الرئيسية للخدمة. الملفات التي يصل حجمها إلى 5 غيغابايت لا تكلف شيئا لنقلها. وتصبح الملفات الكبيرة جدا باهظة الثمن بعض الشيء ويمكنك أن تصل إلى 10 تيرابايت.

4. Dropbox

Dropbox هي أداة تخزين سحابية آمنة ومشاركة الملفات تتيح للمستخدمين تخزين الوسائط الرقمية الخاصة بهم في مكان واحد. يمكنك الوصول إلى ملفات Dropbox من جهاز الكمبيوتر أو الهاتف أو الجهاز اللوحي. في أي وقت تقوم فيه بإضافة ملفات جديدة أو حذف الملفات القديمة، ستتم مزامنة التغييرات تلقائيا عبر جميع أجهزتك، كما يمكنك أيضا مسح البيانات عن بعد في حالة فقد الجهاز أو سرقته.

الميزات:

المجلدات المشتركة

عناصر التحكم في حساب المسؤول

عناصر التحكم في الوصول إلى ملفات المستخدم

يدعم Dropbox أيضا مشاركة الملفات مع المستخدمين الذين ليس لديهم حساب. في بيئات الفريق، يمكنك استخدام Dropbox Business لتخزين الملفات في موقع واحد وتنفيذ عناصر التحكم في أذونات المسؤول لإدارة من لديه حق الوصول إلى البيانات.

اختيار أداة مشاركة الملفات لعملك

لم تعد مشاركة الملفات مشكلة كما كانت من قبل، ولكن لا يزال يتعين عليك إيلاء اهتمام وثيق لمتطلباتك. إذا كنت تحتاج فقط إلى إرسال أو تخزين عدد قليل من الملفات، فسيكون الإصدار الأساسي من Dropbox for Business أو الإصدار المجاني من Google Drive كافيا.

ومع ذلك، إذا كنت تعتقد أنك ستحتاج إلى مساحة أكبر، فإن الأمر يستحق الدفع مقابل إصدار أكبر. من منظور المؤسسة الخاصة بك والتي تعمل معها، من الأفضل أن يكون لديك مساحة كبيرة جدا بدلا من مساحة صغيرة جدا.

يجدر أيضا التفكير فيما إذا كنت راضياً عن إرسال الملفات أو كنت تبحث عن المزيد من الميزات التعاونية. إن استخدام أدوات مثل OneDrive وGoogle Drive التي تتيح لك إرسال الملفات مع الارتباطات يجعل من السهل العمل مع الآخرين. بالنسبة للصناعات التي يكون فيها الامتثال التنظيمي مصدر قلق كبير، تتوافق أدوات مشاركة الملفات مثل Box مع مجموعة من متطلبات التدقيق الأنسب.

الأسئلة المتداولة حول مشاركة الملفات للأعمال

• ما هي حوكمة البيانات ولماذا هي مهمة؟

البيانات هي أحد الأصول. لها قيمة لعملك ويمكن أن يكون لها قيمة أكبر للآخرين. تتعلق بعض البيانات بعمليات الشركات واستراتيجياتها ومزايا السوق – لن ترغب في أن يحصل منافسوك على ذلك. تتعلق البيانات الأخرى بالعملاء والشركاء والموردين. من واجبك الحرص على ضمان الحفاظ على سرية البيانات المتعلقة بالأشخاص والكيانات الأخرى. تعد إدارة البيانات مهمة لأنها تنفيذ التزاماتك بالحفاظ على سرية البيانات.

ما هي أفضل منصة لمشاركة الملفات في الصين؟

تمتلك منصات مشاركة الملفات الموجودة في الصين أكبر قواعد عملاء في ذلك البلد لأن لديهم مهارات لغوية أفضل وفهما ثقافيا للسوق واستهداف السوق لهذا البلد. ومع ذلك، فهي ليست بالضرورة الخيار الأفضل لأن أي خدمة رقمية مقرها في الصين تخضع لضوابط الحكومة الصينية والأشخاص الذين يديرون هذه الخدمات معرضون لتهديدات السلطات. لذلك، فإن أفضل منصات مشاركة الملفات للصين هي تلك الموجودة خارج البلاد وتفرض تشفيرا قويا على البيانات سواء في حالة الراحة على خادم مشاركة الملفات أو في المرحلة الانتقالية.